善用存證信函
阿崙法律會客室--善用存證信函的力量
資料來源：聯大法律事務所所長劉昌崙律師
阿崙法律會客室
劉昌崙律師 解析
一般民眾遇到法律糾紛或是履行權利義務的時候，例如防止對方毀約、不再續租之通知、請求房租到期的房客搬家、催付租金、車禍求償、購屋糾紛、解除買賣契約、資遣費請求、拒付管理費之追討等等，多會寄存證信函給對造。但是存證信函應該怎麼寫？一般沒有法律專業背景的民眾是否也能夠有效運用？
所謂「存證信函」，是透過郵局證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。
存證信函屬於意思通知之性質，其效力準用民法關於意思表示之規定，民法第九十五條第一項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」一旦送達對方，無論對方如何否認，寄件人已盡到告知的義務，日後於訴訟上亦可作為重要證據。故催告雖無限制應以何種方式為之，為避免事後舉證困擾，宜選擇以存證信函的方式，杜絕日後爭執。
存證信函需使用郵局規定的制式格式，民眾可到郵局購買或是自行至網路下載格式填寫。撰寫存證信函的內容以簡單易懂為原則，信件內容寫明法律爭議的人、事、時、地、物，以及事實爭議的重點，最後再寫明限期處理及處理方法。字跡要工整並減少錯字，寫到數字時，不宜用阿拉伯數字表示，最好用「一、二、三...」或「壹、貳、參...」表示，最無爭議。
寫好的存證信函需複印數份，各份的內容需相同，在格式上一式三份，以雙掛號寄給對方一份，自己留底一份，並且以內容完全相同之副本留存郵局備作證據即可。存證信函存局之副本，在三年保存期內，寄件人得交驗原執據，申請查閱，按申請時現行存證費半數交付查閱費。
在法律程序中，存證信函常扮演重要的角色，不但可以證明寄件人曾經為意思表示的通知或是證明遵守時效的時點，亦可達到防範未然、促使對方履行義務的效果。寄出存證信函後，切記要妥善保管郵寄收據、回執證明及寄件人自行留存的存證信函，倘若雙方將來依法律途徑尋求救濟時，存證信函將是一份對自己有利的書面證明。
存證信函除了備作證據，同時亦兼有明確告知對方，表明寄件人嚴正立場的意味。
表意人的有力證據，郵局存證信函
人是不能離群索居的，何況當前科技發達，社會進步，天涯若比鄰，人與人的互動頻繁，誤會、摩擦、衝突日益增多。由於現今國家遇有人民爭訟時，多採由法院參照「證據」的認定，以裁奪是非，故「存證信函」的重要性益發顯著。
所謂「郵政局存證信函」，乃是透過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件。我國現行民法第九十五條第一項規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」為證明表意人「非對話意思表示」已到達對方，最好的方法，就是以存證信函寄達。一旦對方確實收受後，無論對方如何頑強，如何狡辯，寄件人均已掌握有利的證據，即是日後對薄公堂，亦不失為表意人的致勝法寶。
民法第九十五條第一項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」
所謂「非對話而為意思表示者」，是指當事人得以書信、函件等傳達方式表示意思，而郵局存證信函是目前最常使用方式之一。
寫「郵局存證信函」的目的，是要經過郵局來證明發信日期及發信內容為何的一種證明文件證明收件人確實已收受此信函，寄件人事後若有投訴(或申訴)、申請調解、訴訟等時可作為有利證據之一。
存証信函應使用郵局印好的存證信函用紙，或「其他同格式紙張」〈例如將存證信函紙影印〉書寫，此為民國七十九年修正郵政規定所增訂，並自七十一年五月一日起，由計字改為按頁收費。故存證信函用紙必須以郵局購買者為限，尚得以其他同格式紙張為之，但無論如何，於書寫存證信函時，仍須遵守以下各要點：
寫存證信函的要點
1. 郵局存證信函須以雙掛號函件寄出，並需妥善保存函件送達後的回執證明。
2. 向郵局購買存證信函用紙，一式最少三份。(寄件人、收件人、郵局三造各執一份，份數視收件人人數而增加)
3. 寫存證信函為達到預期的效果，須掌握時機與重點。
應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。
4. 信函內容應提到：
「限收件人於x年x月x日前解決...，否則...」或「限收件人於文到x日內予以處理，否則...」。
(* 限x日：以七至十日為合理時日)
(* 否則...：須具體表達訴求，如第五條所述)
5. 寄件人務必清楚寫明「目的」：
例如要求企業經營者應合理解決的方式，如退貨、退款、解除契約、減少價金等，千萬不要含糊、不清不楚。
6. 書寫完成詳加檢查應具備的重點內容後至郵局以雙掛號寄發，
書寫完成後應依前述重點詳加檢查再至郵局以雙掛號寄發，郵局承辦人員只會從形式上加以檢查，如錯字、用印、日期等的填寫，檢查無誤後即受理寄出。
7. 存證信函的相關資料應妥善保存：
郵局開立的寄信收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。
存證信函正副本文字，如有塗改增刪，應於正副本之末註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣，加蓋寄件人印章。但每頁塗改增刪不得逾二十字。
存證信函應由寄件人以書寫、複寫、打字或影印，製作成一式三份〈正本一份，副本二份〉並簽字或蓋章，收件人如為二人以上，依增加人數增製副本。但如寄件人不願自留副本者，得僅作成副本 一份；如需增加副本由郵局證明者，增加之份數每份存證費減半繳付。
存證信函主要需有明確告知對方，表明寄件人嚴正立場的重要意義並備作證據。所以存證信函如何書寫、簽章應該有所了解，才能真正發揮寄達存證信函後保障自己權益的功用。
如何在存證信上簽章
一、寄件人在存證信函上簽名或蓋章，擇一即可。郵政規則第一百條第一項於民
國七十九年修正前，原規定：「存證信函應由寄件人作成正本一份，副本二
份，並『簽名蓋章』。此一規定，在實務上常造成漏蓋章或簽名的情形發生
。於是郵政規則於民國七十九年修正時，就此一規定改為『簽名或蓋章』，
亦即是二者擇一即可，毋庸既簽名又再蓋章。
二、應以何人名義為寄〈收〉件人，應符合法律的規定，由於存證信函的功用，
在於備作證據。因此，在法律上是否果因寄件人的意思表示而發生了法律上
特定的效果，實應特別注意。例如，成年人甲與第三人乙間成立買賣契約，
因乙遲延給付，甲之父丙未有甲之授權，即以自己名義發存證信函催告乙履
行，甚而表示解除甲、乙之間的買賣契約。此時，由於丙並非該買賣契約的
當事人，其所寄發之存證信函自不生催告、解約的效力，更無所謂備作證據
的問題。
三、寄件人縱無民法上的權利能力，仍得以該團體名義寄交存證信函；在現今社
會上，尚有許多在民法上無權利能力的非法人的團體，例如同鄉會、同學會
、學術團體、社區〈大廈〉管理委員會......等。當這些團體欲發存證信函
予他人時，首先發生的困擾便是，得否以此團體名義為「寄件人」？由於存
證信函得目的，在於備作證據，以便日後發生紛爭，甚至對薄公堂時，得以
證明有利於己之事實。因此，只要是訴訟上具有當事人能力者，自應認為皆
得以該團體名義寄發存證信函。故前述之同鄉會、同學會、學術團體以及社
區〈大廈〉管理委員會等團體，均得以該團體名義寄發存證信函。
四、寄件人不一定須於存證信函上蓋騎縫章，存證信函有二頁以上時，寄件人固
得加蓋騎縫章，以防他人抽頁、竄改；惟由於郵局規則並未強行規定寄件人
須加蓋騎縫章，且依同規則第一百零一條第二項「前項副本經郵局核對內容
無誤後，即加註證明文字、日期、編列號數，加概郵戳，並於正副本之騎縫
處加蓋郵戳......」之規定更可明瞭，寄件人並非必須概騎縫章，所以不論
寄件人是否概有騎縫章，郵局均會於騎縫處加概郵戳。
存證信函遺失之補救
存證信函之寄件人或收件人，倘因故致自己保留之存證信函遺失時，應如何補救？
依郵政規則第一百零三條之規定，留存於郵局之存證信函副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿，郵局得銷燬之。因此，在郵局保存存證信函期間，寄件人得持原憑證向原交寄郵局申請查閱或另具副本申請證明；如果原憑證遺失或喪失，仍得以其本人之身分證明申請之。收件如果能夠提供相關掛號號碼及身分證明申請之申請。
申請時，應按存證信函之存證費半數核計查閱費或證明費，且以等值之郵票黏貼在申請書上，向原寄郵局提出申請。
心得：
生活中常聽到存證信函這名詞，卻仍搞不清楚其作用在那
從文中就不難了解到存證信函除了備作證據，同時亦兼有明確告知對方
表明寄件人嚴正立場的意味。
所以，每個人對於存證信函應如何書寫
簽章都應該有所了解，如此
才能真正發揮存證信函的功用，而能保障自己的權益。
